Institut Bergonié
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direction de la communication, dons et legs

Gérald Carmona

 support communication

Management et Organisation

La communication hospitalière valorise les 4 grandes missions de l’Institut : les Soins, l’Enseignement, la Recherche et la Prise en Charge globale des patients. Les 4 publics à informer sont : le grand public et les patients, les personnels, les professionnels de santé, et les étudiants. Plusieurs cadres conditionnent nos actions dont : le Plan Cancer 3, la stratégie nationale et internationale UNICANCER, notre Projet Établissement (PE 2011-2015), et bientôt celui de 2016-2020, qui sera écrit courant 2015. Tout en valorisant notre savoir-faire au niveau régional, nous devons aussi affirmer progressivement la marque UNICANCER, une « façon de travailler en cancérologie », développer la communication vis-à-vis du grand public à partir des valeurs et pratiques des Centres et promouvoir UNICANCER sur le plan international.
Pour réaliser ces activités, la Direction de la Communication repose sur une sphère de compétences internes dont les activités et les productions sont résumées ci-dessous. Il faut également y ajouter les contributions des stagiaires, de l’ensemble des échanges de pratiques existantes entre les communicants des Centres de Lutte Contre le Cancer, groupe UNICOM UNICANCER, ainsi que les échanges avec les professionnels aquitains de la communication réunis au sein de l’association régionale APACOM.

La « DIRCOM » est composée de 3 unités :
• Communication globale, dons et legs
• Reprographie et Multimédia
• Orientation, Information et Standard
 
 Plan de communication et projet 2014
 
Communication globale, dons et legs
• La communication interne englobe l’ensemble des actions d’information et de sensibilisation auprès des 900 salariés en utilisant les différents canaux oraux, papiers et numériques.
Ce sont les réunions plénières (AG, comités, commissions, journées d’accueil des nouveaux salariés, réunions projets, réunion services…), la gestion collaborative de l’intranet, près de 52 newsletters et 140 flash d’information. Les « Echos de Bergo », bulletin mensuel remis à chaque salarié, représente 80 pages d’information sur 10 numéros.
• La communication externe repose sur de nombreux supports et manifestations en adéquation avec nos missions : quelques exemples, non exhaustifs, le rapport d’activités annuel (plus de 80 contributions), les 2 revues semestrielles Bergonews, le catalogue de formation ATRIVM, les extraits pour la Recherche.
Le plan annuel propose de multiples conférences, des visites d’établissement et de services, des inaugurations, des journées nationales, des campagnes de dépistage... L’ensemble de ces actions est relayé via les relations média qu’elles soient de type presse traditionnelle, télévision, radio, blogs influents, notre site internet ainsi que les réseaux sociaux (Twitter, YouTube, Facebook, etc.).

Reprographie et Multimédia
Cette unité est chargée de la conception, de la réalisation et des modifications des supports d’information à destination des patients et des personnels. Cela représente une bibliothèque de près de 400 supports : livrets, brochures, rapports. Certains supports sont également déclinés en version numérique afin d’être publiés sur le site internet.
Des reportages photos et vidéos courtes peuvent être réalisés à l’occasion de manifestations, mais concernant la réalisation de films institutionnels ou évènementiels plus longs, nous faisons appel à l’extérieur.

Orientation, Information et Standard
Cette unité est présente sur deux sites à l’Institut. A l’accueil Hospitalisation, nous retrouvons un standard dédié pour la semaine, et un accueil/standard le week-end. A l’entrée principale, côté cours de l’Argonne, la fonction est principalement tournée vers l’orientation des publics. La relation d’accueil doit progressivement se spécialiser afin d’être optimum lors de l’ouverture du nouveau bâtiment qui comportera un Hall d’accueil centralisé.

Focus sur la manifestation « des 90 ans de l’Institut »
Cette manifestation s’est déroulée le 12 décembre, anniversaire de la pose de la première pierre, en présence du Maire de Bordeaux, Alain Juppé, de nombreux invités (dont les comités départementaux de la Ligue Contre le Cancer, des associations, etc.) et membres du personnel. La préparation de cet évènement et la réalisation des supports de communication associés ont fortement mobilisé l’équipe de la DIRCOM sur le deuxième semestre :
• Conception et réalisation du livre des « 90 ans », recherche archives photos, bibliographies, etc.
• Conception et réalisation des 7 posters historiques qui ont été affichés dans l’établissement pour les visites organisées et restent exposés à l’année.
• Collection « shooting photo » de 90 personnes avec le visuel 90 ans.
• Recherche d’objets historiques pour une exposition.
• Préparation de l’évènement et nombreuses relations Presse le jour « J ».

PARTICIPATIONS À DES INSTANCES EXTERNES
UNICANCER : membre d’UNICOM, Club des Directeurs de la Communication des CLCC (3 réunions par an) et membre de la Commission Stratégie et relations internationales (2 réunions par an).
« Nos quartiers ont des talents » : l’Institut est partenaire de cette association et s’engage à « parrainer » des demandeurs d’emploi dans différents domaines. Pour la communication en 2014, 2 parrainages.
APACOM : Association des Professionnels Aquitains de la Communication (600 adhérents), membre du conseil d’administration.

ACCUEIL DES ÉTUDIANTS EN ÉCOLE DE COMMUNICATION
Notre rôle de transfert de connaissances s’applique aussi pour le domaine de la communication hospitalière, peu abordée en cours d’étude. En 2014, nous avons encadré :
• Une étudiante EFAP 3ème année, mi-temps pendant 6 mois,
• Une étudiante Master 2, temps plein pendant 4 mois,
• Deux étudiantes BTS, temps plein pendant 1 mois.
Deux élèves de 3ème ont été également accueillis pendant une semaine afin de leur montrer le parcours de soin du patient par le prisme de la communication et de ses différents supports.
Chiffres Clés ... 2012 2012 2014
Manifestations, évènements 88 105 111              
Articles de presse et reportages TV   
36 71 85
Fréquentation Internet 400 000
382 000
385 603
Nombre de visiteurs différents/mois 8 100
9 610
9 925
Gestion administrative des dons 4 469 4 713

 

4 638

Révision des documents patients et personnels (563 références) 280 295

 

300                  

Photocopies et impressions numériques noir & blanc et couleur 1 467 080 1 208 500

 

1 756 520

Nombre de mouvements d'imprimés 8 900 9 500
8 620
Nombre de films réalisés 13 7
3


Perspectives 2015 / 2016 / 2017

Le plan de communication appuiera largement l’information sur la préparation et la construction du nouveau bâtiment. En effet, dès 2015, et ce pendant 3 ans de travaux, l’accompagnement au changement sera primordial, et toutes les étapes du chantier devront être expliquées, en interne comme en externe. Les réorganisations fonctionnelles et les nouveaux flux dans l’hôpital donneront lieu à une refonte complète de nombreux supports d’information « print » (livrets, brochures, etc.) et « numériques » (sites intranet et web).

Une information en temps réel devra être donnée à nos patients, personnels et riverains afin d’expliquer les nouvelles implémentations progressives des services et changements organisationnels. Nous profiterons de cette période pour étudier une nouvelle signalétique, une nouvelle identité visuelle et charte graphique, ainsi que l’évolution de notre site web et l’extension d’une communication numérique.
 
Vue complète de l'année en cours (PDF) : cliquer ici
 
Articles parus dans notre revue Bergonews
 
  • Pour voir l'article "90 ans unis contre le cancer" extrait du Bergonews n°19 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Musique, entraide et humanité au profit de l'Institut Bergonié" extrait du Bergonews n°18 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Merci à tous ceux qui nous aident : Un couscous pour la recherche contre le Cancer" extrait du Bergonews n°15 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "merci à tous ceux qui nous aident : l'Association de Lutte contre le Cancer d'Etaules" extrait du Bergonews n°14 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Merci à tous ceux qui nous aident : Club Inne Wheel de Tonneins" extrait du Bergonews n°13 : cliquer ici
  • Pour voir l'article " Association familiale de Pessac" extrait du Bergonws n°12 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Le Groupe 3V offre un nouvel espace de détente aux patients et à leurs familles !" extrait du Bergonews n°12 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Octobre Rose 2010 - Aider la vie" extrait du Bergonews n°10 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Le Groupe 3V à travers les témoignages d'Aline et Corinne" extrait du Bergonews n°10 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Merci à tous ceux qui nous aident ! Le réveil sportif Saint-Sernin" extrait du Bergonews n°9 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Merci à tous ceux qui nous aident" extrait du Bergonews n°8 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Aider l'Institut Bergonié...c'est aider la vie" extrait du Bergonews n°7 : cliquez ici
  • Pour voir l'article "L'amicale Théâtrale de Fargues Saint Hilaire" extrait du Bergonews n°6 : cliquez ici
  • Pour voir l'article "Zoom sur : L'Association Agir Cancer Gironde aide à la recherche contre le cancer extrait du Bergonews n°5 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "La traversée du désert, le dernier défi sportif organisé par  le Groupe 3V" extrait du Bergonews n°5 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "La chambre du futur : une chambre ouverte au "monde" extrait du Bergonews n°4 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Aider la recherche, c'est aider la vie!" extrait du Bergonews n°4 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "Bergonié vu par les médias"extrait du Bergonews n°3 : cliquer ici
  • Pour voir l'article "La vie associative à l'Institut" extrait de l'article du Bergonews n°2: cliquer ici
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